お客様の目的に合った電子化サービスをご提供
e-文書法、新会社法の施行にともない内部統制を確立するために文書管理が重要となっております。 ＦＤＯＳではお客様のご要望に合わせて、紙文書やマイクロフィルム文書の電子化から、 各種媒体に記録されている文書類のアーカイブ化、記録媒体のマイグレーション、電子化文書の存在証明を可能とする電子署名・ タイムスタンプ付与サービスなど文書管理に関するあらゆるサービスメニューを用意しております。
電子化サービスe-docのイメージ
FDOSの文書管理コンサルティング
1. 現場巡回による実地指導
【事前診断による改善方法の提案】
不要文書の廃棄、不急文書の置換え、デスク周りの整理／整頓
【ファイル方法の指導】
形式別ファイルから相手先別ファイルへの指導
【ファイルの分類指導】
職務分掌からの割付分類と文書量に応じた積上げ分類の調整
【保存年限指導】
法定保存年限の指導 ､社内文書の保存年限指導
【保存書庫の活用法指導】
廃棄年別箱詰めと ､文書保存文書リストの作成方法指導
【ファイル基準表作成指導】
ファイル方法 ､ファイルの保管場所 ､保存年限の台帳
2. ファイリング研修会
・管理職研修会部課長以上の社員に文書管理の意識付け研修
・専門研修課より選抜した責任者に専門知識の研修
・一般研修係より選抜した担当者にファイリング作業方法研修
コンサルティング手順
1. 事前診断段階
・事前診断 ､診断書による指導
・ファイル改善検討ファイルに改善後のファイル名を付箋で表示
・ファイル調査表作成新しいファイル名をパソコンで入力して調査表を作成
2. ファイル基準表の作成
・ファイルの分類を Excelで入力
・Excelで分類をソーティングして分類表を作成
・保存年限を入力してファイル基準表を作成
3. ファイル換え作業
・ファイル基準表からフォルダーラベルを印刷
・フォルダーラベルをフォルダーに貼る
・フォルダーに文書を収容する
4. 文書の置換え作業
・ファイル基準表から文書保存リストを印刷
・文書保存リストにしたがいファイルを文書保存箱に収容
・書庫の空き棚に格納してロケーション番号を文書保存リストに記入
電子化導入モデル例
ファイリングシステムの構築モデルご紹介
建設業（紙文書の電子化サービス）
製造業1（独自フォーマットのデータを国際標準フォーマットへ変換）
官公庁（SGML作成）
製造業2 ケミカル関連（商標、特許情報を基盤としたファイリングシステム）
自動車業（イントラシステムを採用したファイリングシステム）
- 部品、指示書、見積の一元管理及び統合
- 合併に伴い文書の標準化と過去の文書保管
- 導入期間短縮と低コストでの実現
事例-１
内部統制に向けた社内重要書類の電子化
事例-２
公文書・帳票検索システムの構築
事例-３
文書保管サービス事例
事例-４
カラーアーカイブシステム事例
事例-５
電子出版事例
事例-６
図面・関連書類のマイクロフィルム化・電子化事例
